Reglur um aðgengi að gögnum Norðurlandaráðs

1. gr.

1. Þessar reglur eiga við þegar óskað er eftir afnotum af gögnum hjá Norðurlandaráði eða skrifstofu þess. Stefnt er að sem bestu aðgengi.
2. Aðgengi skal vera að gögnum sem hafa borist Norðurlandaráði eða verið stofnuð þar og eru þau undantekningalaust afhent þegar þess er farið á leit eða í samræmi við eftirfarandi reglur.
3. Með Norðurlandaráði er í þessum reglum átt við forsætisnefnd Norðurlandaráðs og nefndir ráðsins.
4. Réttur aðila máls er ekki ákvarðaður í þessum reglum

2. gr.

Þessar reglur eru einnig innleiddar á skrifstofu ráðsins.

3. gr.

Reglurnar eiga ekki við um fulltrúa í Norðurlandaráði, flokkahópa og skrifstofur flokkahópa og ekki heldur um gögn sem fara á milli þessara aðila.

4. gr.

1. Með gögnum er átt við skrifleg gögn, myndir og upptökur sem hægt er að lesa, hlýða á eða nema á annan hátt með hjálp tækni eingöngu.
2. Litið er svo á að gögn séu gögn skrifstofunnar þegar þau eru þangað komin utanfrá eða komin í hendur starfsmanns.
3. Litið er svo á að gögn séu stofnuð þegar þau hafa verið afgreidd. Gögn sem ekki hafa verið afgreidd teljast stofnuð þegar því máli sem þau varða er lokið eða ef gagni hefur verið breytt eða afgreitt á annan hátt, ef það tengist ekki tilteknu máli. Litið er á minnispunkta í dagbók eða annars konar endurteknar athugasemdir sem stofnað gagn um leið og það hefur verið skráð. Litið er á fundargerð eða ákvarðanir fundar sem stofnað gagn um leið og það er samþykkt.
4. Þessar reglur gilda um bréf eða önnur tilmæli sem beint er persónulega til starfsmanns skrifstofunnar ef viðkomandi gagn tengist erindi eða málefni sem er til afgreiðslu á skrifstofunni.

5. gr.

1. Þegar gögn hafa borist skrifstofunni eða hafa verið stofnuð þar skulu þau skráð tafarlaust ef ekki er augljóst að gagnið hafi litla sem enga þýðingu fyrir starfsemina.

2. Í skráningu skal koma fram:

i) dagsetningin þegar gagnið barst eða var stofnað

ii) dagbókarnúmer eða önnur skráning sem gerir grein fyrir skjalinu

iii) frá hverjum gagnið er komið eða til hvers það hefur verið sent ef við á

iv) efni skjalsins í stuttu máli

Sleppa má því sem fram kemur í grein iii) og iv) ef nauðsyn krefur til þess að skráningin geti verið opinber.

3. Skráningin skal vera aðgengileg almenningi

4. Skrifstofan skal varðveita og geyma gögn þannig að þau séu aðgengileg.

6. gr.

Allir eiga rétt á afnotum af innihaldi aðgengilegra gagna hjá skrifstofu ráðsins án þess að gera grein fyrir sér eða ástæðu beiðninnar.

7. gr.

1. Gögn sem eiga að vera aðgengileg skulu þegar beiðni berst eða eins fljótt og kostur er verða aðgengileg án þess að gjald sé tekið fyrir.
2. Einstaklingur sem vill fá afnot af aðgengilegum gögnum getur einnig fengið þau prentuð út eða afrit af þeim gegn föstu gjaldi. Ekki er heimilt að taka gjald fyrir rafræn afrit.
3. Ef ekki er hægt að afhenda gögn í heild sinni vegna þess að þau eru undanþegin opinberu aðgengi skal gera þá hluta þeirra sem ekki eru undanþegnir aðgengi aðgengilega í útskrift eða afriti.
4. Rétturinn til afnota af aðgengileg gögnum felur ekki í sér rétt til þess að láta þýða viðkomandi gögn.

8. gr.

Ekki má afhenda upplýsingar úr aðgengilegum gögnum ef gera má ráð fyrir að þær geti verið skaðlegar

1. Öryggi norræns ríkis eða sjálfstjórnarsvæðis, eða tengsl þess við annað ríki eða sjálfstjórnarsvæðis, eða við samtök
2. Sambandi ráðsins við ríki utan Norðurlanda eða alþjóðleg samtök eða önnur samtök
3. Markmiði um að koma í veg fyrir brot eða hegna fyrir þau
4. Almennum fjárhagslegum hagsmunum eða
5. Vernd um fjárhagslega hagsmuni einstaklings
6. Starfsemi yfirvalds sem snýr að eftirliti eða skoðun
7. Markmiði um að varðveita dýra- og plöntutegundir

Þegar um er að ræða gögn sem skrifstofan hefur fengið send frá stjórnvaldi, opinberum aðila eða alþjóðastofnun og þau eru merkt af sendanda eða þeim fylgir sérstök tilkynning um að vegna innihalds gagnanna skuli þau vera undanlegin opinberu aðgengi, skal skrifstofan, ef nauðsyn krefur, hafa samráð við sendandann áður tekin er ákvörðun um aðgengi í samræmi við þessar reglur.

9. gr.

Aðgengi þarf ekki að vera að vinnugögnum sem orðið hafa til innanhúss og eru eingöngu liður í vinnuferli mála og hafa ekki verið formlega afgreidd.

10. gr.

Sé um að ræða umsóknir um störf hjá Norðurlandaráði eru listar yfir umsækjendur aðgengilegir ef umsækjandi hefur ekki sérstaklega óskað eftir farið sé með umsókn sem trúnaðarmál.

11. gr.

Beiðnir um afnot af gögnum skal afgreiða hratt. Þegar slík beiðni hefur borist skal ráðið, eða sá aðili sem ráðið felur verkefnið, taka afstöðu til hvort afhenda eigi gögnin. Sé beiðninni hafnað skal gera skriflega grein fyrir ákvörðuninni. Þar skal færa rök fyrir synjuninni og gefa upp hvert megi áfrýja ákvörðuninni.

Hafi spurning um undanþágu frá aðgengi samkvæmt 8. gr. ekki verið afgreidd af lögmætum aðila, en skrifstofa forsætisnefndar telur hugsanlegt að undanþága verði veitt, skal hún ganga svo frá að upplýsingarnar séu ekki afhentar meðan beðið er niðurstöðu.

Forsætisnefndin eða sá aðili sem forsætisnefnd felur verkefnið, nefndir ráðsins, geta þá tekið ákvörðun um að málefni sem talin eru upp í 8. gr. skuli að hluta eða að öllu leyti vera aðgengileg.

12. gr.

Hafi beiðni um aðgengi að gögnum verið hafnað með ákvörðun sem ekki var tekin af ráðinu skal ráðið taka málið til skoðunar ef beiðandi fer þess á leit.

13. gr.

Þessar reglur taka gildi 23. september 2005. Um gögn sem hafa borist eða verið stofnuð fyrir þann tíma gilda eldri reglur um skráningu gagna.